Spunti operativi per le aziende Private
La recente crisi da Covid 19 ha messo in ginocchio molte aziende. Si ipotizza che siano più di 430 i miliardi di euro i fatturati persi dalle aziende italiane in questa crisi economica derivata dal Covid 19. Numeri da capogiro, che attestano difficoltà e criticità crescenti per tutto il settore. A essere più colpite sono le aziende della ristorazione e della gastronomia, con tutta la filiera e l’indotto ma anche e soprattutto l'industria del turismo con in cima le attività alberghiere e le Agenzie di Viaggi e quelle culturali, come cinema e teatri ormai alla deriva. E in più la grande bastosta del Covid 19 arriverà nei prossimi mesi, quando scadranno gli aiuti straordinari del governo per la cassa integrazione e la liquidità delle aziende. E sarà, dicono le previsioni, una mattanza: fra 40 e 70 mila aziende chiuderanno i battenti a causa dei contraccolpi dell'epidemia, che ha devastato produzione e domanda. Le aziende realmente innovative, per sfruttare il cambiamento dei costumi dei consumatori (ad esempio per il ricorso agli acquisti on line per nuovi beni e per l’aumento dei volumi sui beni tradizionalmente già cambiati), anziché “tirare il freno a mano”, hanno investito! Investito in tecnologia, in sicurezza della stessa e nell’adeguamento del proprio modello operativo per poter cogliere gli spostamenti di quote di mercato creati da tale discontinuità. Ma come prepararsi alle emergenze straordinarie come quella del covid 19 in azienda? Ecco 10 nostri piccoli suggerimenti per affrontare azioni prioritarie in contesti di emergenza.

1. Istituire e testare un team (task force) dedicato a fronteggiare l’emergenza

La prima azione per fare fronte a un’emergenza è la creazione di un team dedicato alla gestione della crisi (Crisis Committee), con potere di assumere decisioni rapide e concrete adottando uno specifico protocollo condiviso. Per comporre il Crisis Committee, si devono considerare i punti di forza dei propri collaboratori e, ove necessario,coinvolgere professionisti esterni, tra cui, nel caso di specie, ricoprono un ruolo importante il medico del lavoro così come le Pubbliche amministrazioni competenti. Ma non basta prevedere bisogna anche essere " pronti" all'emergenza, testando sul campo il Crisis Committee , analizzando e simulando le criticità, testare e rendere operativi i protocolli necessari prima dell'avvento di una crisi. Nel momento di necessità, viene attivato tramite un crisis management leader e un team di supporto dedicato pronto a condurre l'azienda nel momento di difficoltà.
 

2. Valutare i rischi e definire protocolli ben precisi con meccanismi di risposta adeguati 

Le aziende strutturate dispongono di piani di emergenza che, qualora necessario, sono in grado di implementare in tempi ridotti. Quando ciò non è possibile, si deve condurre una rapida valutazione dei rischi di impatto sulla operatività aziendale. Questa valutazione deve includere i diversi aspetti delle operation, tra cui la sicurezza del personale, la gestione dei contratti di lavoro, la gestione dei processi, l'approvvigionamento delle materie prime o dei servizi. include la comunicazione con i clienti, la gestione della liquidità, ma anche la sicurezza delle piattaforme tecnologiche e informatiche. È necessario monitorare l'impatto sull’organizzazione e definire possibili scenari futuri, per quanto estremamente mutevoli all’evolversi della crisi. L'obiettivo è quello di poter garantire adeguato supporto alle decisioni del Crisis Committee e/o la revisione (disegno) dei piani di contingenza, coerentemente alle necessità di questa crisi e alle effettive capacità dell’azienda.
 

3. Definire un piano di comunicazione 

In caso di situazioni di emergenza, è necessario gestire il rapporto con dipendenti, fornitori e clienti predisponendo adeguati canali di comunicazione dedicati, che mirino a evitare la diffusione di notizie non ufficiali che potrebbero rivelarsi dannose per la gestione della crisi stessa e per la percezione all’esterno della risposta aziendale. Parallelamente, sarebbe utile attivare dei flussi di comunicazione in grado di raccogliere informazioni e condividerle con le istruzioni, atte alla prevenzione e gestione della crisi. Ad esempio nell'attuale crisi da covid 19, è importante mantenere un canale di contatto con le Pubbliche Amministrazioni competenti; avere un quadro aggiornato e certo della situazione è fondamentale anche per intercettare supporti e agevolazioni messe a disposizione delle imprese colpite dall'emergenza tramite decreti ministeriali e regionali. La gestione della risposta alla crisi avrà un forte impatto sul ritorno alla normalità. La fase di risposta deve essere prontra, efficace ed efficiente. 
 

4. Salvaguardare la salute dei dipendenti

Durante emergenze sanitarie come quella attualmente in corso, le aziende dovrebbero disporre con massima priorità meccanismi che consentano di proseguire le attività in una modalità di lavoro  smart. Accordi di lavoro flessibile sono strumenti determinanti nella gestione del personale dipendente e delle risorse umane. Oltre all’adeguamento delle pratiche lavorative, particolare attenzione deve essere posta verso la prevenzione e il mantenimento delle condizioni di benessere della forza lavoro. In particolare, le aziende  debbono:
  • istituire un sistema di monitoraggio continuo della salute del personale mantenendo riservate le informazioni relative allo stato di salute dei dipendenti;
  • garantire la sicurezza degli ambienti di lavoro sanificando rigorosamente gli spazi, in conformità con i requisiti di gestione dell'igiene previsti dalle autorità sanitarie pubbliche nazionali e regionali in vigore e in accordo con il medico del lavoro;
  • rafforzare l'educazione alla sicurezza, stabilendo le linee guida per l’autoprotezione dei dipendenti e aumentando la consapevolezza sulla prevenzione dei rischi anche con formazione continua.
 

5. Governare i rischi legati all'approvvigionamnto (supply chain)

Le aziende dovrebbero considerare eventuali rischi legati al ciclo di gestione delle scorte, derivanti da possibili blocchi all’interno delle catene di approvvigionamento e distribuzione e le  diverse attività logistiche delle aziende, con l'obiettivo di controllare le prestazioni e migliorarne l'efficienza. Per le situazioni il cui ciclo di produzione è generalmente lungo, è opportuno organizzare i processi al fine di essere pronti a eventuali rimbalzi nella domanda di beni, che possono realizzarsi con l’attenuarsi della pandemia. Per garantire a capacità di fare fronte in maniera positiva ad eventi traumatici resilienza della propria filiera, particolare attenzione deve essere posta alle necessità contingenti non previste nei piani di continuità, che consentano di mantenere le attività produttive anche in condizioni di rottura. Tali decisioni devono essere centralizzate e supportate da adeguati strumenti di scenario planning.
 

6. Mantenere sistematiche relazioni con i clienti e monitorare l’evoluzione del mercato

Dopo l’esplosione di un’epidemia, è fondamentale che le aziende si confrontino sistematicamente con i clienti. Un canale di comunicazione costante consente di comprendere per tempo le evoluzioni del mercato, l’orientamento nei consumi e, in generale, i mutamenti nella domanda di beni e servizi. Inoltre, permette di mantenere una continua condivisione con i clienti dello stato di emergenza. A ciò si aggiunge una necessaria revisione dei contratti, identificando quelli che potrebbero essere impattati dall’emergenza. È importante che le aziende, condividendo con le proprie controparti la reciproca condizione di difficoltà contingente, comunichino tempestivamente ai partner le modalità per mitigare eventuali perdite. Inoltre, nel contempo, deve essere valutata la possibilità di aggiornare i contratti in essere, conservando evidenze delle impreviste condizioni e dell’oggettiva difficoltà a tener fede all’impegno originariamente sottoscritto.
 

7. Agire con responsabilità sociale, gestire tutti i soggetti coinvolti nei progetti aziendali e seguire strategie di sviluppo sostenibile

Sebbene sia necessario attenersi scrupolosamente alle indicazioni delle autorità e delle istituzioni preposte alla gestione dell’emergenza, darne pronta comunicazione internamente ed esternamente supporta l'immagine dell’azienda nei confronti dell’ecosistema. Per questo, dopo un’approfondita valutazione del possibile impatto della crisi, è importante che le aziende adeguino i propri piani di comunicazione, condividendo il proprio punto di vista e le misure adottate per contrastare l’emergenza.
 

8. Intensificare il monitoraggio degli attacchi informatici garantendo la sicurezza dei dati critici aziendali, dei dati anagrafici dei dipendenti nel rispetto della privacy compliance 

Le aziende devono definire di monitoraggio delle minacce derivanti da attacchi da parte di Hacker informatici, valutando con estrema attenzione l'implementazione di azioni straordinarie specifiche, per garantire la sicurezza dei propri dati, inclusi quelli di fornitori, partner e clienti. Considerando le nuove modalità di lavoro remoto, è necessario fornire adeguato supporto all'educazione alla sicurezza, stabilire le linee guida per l’autoprotezione dei dipendenti e aumentare la consapevolezza della prevenzione dei cyber risk. Ad esempio, per la gestione del personale in remote working, è necessario stabilire un supporto qualificato che operi 24H/7 per garantire il monitoraggio della sicurezza delle piattaforme, aumentare la consapevolezza ed erogare
training specifici a dipendenti, così come a fornitori e clienti. Inoltre, è necessario modificare la capacità di risposta agli incidenti informatici, ridefinendo i propri controlli operativi.
 

9. Prevedere l'adeguamento delle proiezioni dei flussi di cassa e analizzare situazioni di rischio nei mercati 

In condizioni di emergenza, le imprese dovrebbero rivedere attentamente la previsione dei flussi di cassa. Infatti, la pianificazione della liquidità risulta fondamentale per garantire il proseguimento dell’operatività in condizioni di sostanziale equilibrio. Inoltre, è necessario prestare la doverosa
attenzione ai flussi import-export a fronte di improvvisi cambiamenti nelle condizioni dei mercati di provenienza o destinazione. Le aziende dovrebbero quindi predisporre risposte adeguate a scenari di emergenza che coinvolgano i mercati esteri in cui si opera.

 

10. Adeguare i meccanismi di gestione dei rischi aziendali

Il modello di gestione dei rischi aziendali dovrebbe considerare le situazioni di emergenza che stiamo vivendo, nella prospettiva concreta di “quando” capiteranno, non fermandosi al “se” dovessero capitare. È necessario avere un approccio responsabile, che spinge a monitorare in modo continuativo i rischi emergenti, rivedere per tempo le modalità politiche per la gestione dei rischi e l’implementazione di interventi di crisis management e business continuity adeguati così da mitigarne gli effetti. Il rafforzamento del sistema di gestione dei rischi emergenti è parte integrante di una corretta gestione delle crisi. Anche se l'azienda ritiene di poter rispondere in modo efficace in caso di gravi emergenze è fondamentale aver sviluppato protocolli pertinenti e condotto test basati su scenari di emergenza e simulazione.